Kommunikationskompetenz ist wichtiger denn je“

Ein Gespräch mit Kommunikationsexpertin Katja Korehnke und Organisationsentwicklerin Gerhild Vollherbst.

Wandel ist gerade allgegenwärtig in Unternehmen. Digitalisierung, KI, Vernetzung, Agilität, Abbau von Hierarchien. Viele Unternehmen wollen und müssen sich in dem Kontext strategisch neu aufstellen. Welche Rolle spielt Kommunikation dabei?
Katja: Kommunikation ist und war schon immer extrem wichtig. Seit Urzeiten sind Geschichten und Narrative wesentliche Elemente einer Gemeinschaftsordnung. Das Verkünden einer gemeinsamen Story verbindet.
Mit der Digitalisierung und der Denke der jungen Generation haben sich aber die Möglichkeiten der Kommunikation und die Ansprüche von Sender und Empfänger massiv verändert. Und auch darauf müssen Unternehmen einzahlen, wenn sie Veränderungsprozesse anstoßen.
Gerhild: Es geht heutzutage um Netzwerkdenken und um zeitnahes Feedback. Das entsteht aber nur dort, wo alle Menschen im Unternehmen miteinander kommunizieren können und dürfen.

Das klingt nach einem tiefgreifenden Wandel auch in der Unternehmenskommunikation?
Katja: Allerdings. Wenn Unternehmen agil arbeiten wollen, müssen sich auch die Kommunikationsstrukturen und die Art, wie wir miteinander kommunizieren, verändern. Kommunikationsabläufe müssen flexibler gestaltet werden – nach innen und außen. Eine zentralistisch, kontrollierende Denke in der Unternehmenskommunikation ist nicht mehr zeitgemäß. Außerdem müssen wir aufhören, immer nur senden zu wollen. Wir müssen lernen, viel mehr zuzuhören. Auch das ist Kommunikation.

Genau hier wollt ihr mit Trainings und Beratung Unternehmen, Führungskräfte und Teams begleiten. Warum gerade ihr zwei?
Katja: Wir schauen beide auf Kommunikation, aber aus verschiedenen Blickwinkeln. Ich mach seit 25 Jahren Unternehmenskommunikation und habe einen betriebswirtschaftlichen Background. Ich habe also stets wirtschaftliche Aspekte mit im Blick. zugleich weiß ich aber natürlich auch, dass viele mit Veränderung erst einmal hadern. Das ist zutiefst menschlich.
Gerhild: Und hier komme ich als Team- und Organisationsentwicklerin ins Spiel, die den Menschen stärker ins Blickfeld rückt. Ich habe mich schon immer sehr dafür engagiert hat, dass Menschen lernen können. Im Zuge dessen habe ich viel mit generationsübergreifenden Gruppen gearbeitet und gemerkt, wie unterschiedlich die Art und Weise des Kommunizierens in verschiedenen Generationen ist.
Ich denke, Katja bringt das klare Verständnis davon mit, wie Unternehmen funktionieren und Erfolg haben können und ich ergänze mit meinem Wissen, welchen Einfluss die Digitalisierung und die Unternehmenskultur sowie die Haltung zu Kollaboration und Teilen von Wissen auf Kommunikationsprozesse haben. Dafür stehen aber nicht nur die jüngeren Generationen.

Reicht es denn aus, Belegschaft und Führungskräfte in Sachen moderner Kommunikation zu schulen? Oder braucht es angesichts der zunehmenden Vernetzung völlig neue Strukturen und Abläufe innerhalb des Unternehmens?
Katja: Wie bereits angedeutet: Wir werden uns von linearen Strukturen und festen Prozessen wie wir sie bislang kennen, verabschieden müssen. Dazu ein Beispiel: Viele Unternehmen arbeiten immer noch mit einem zentralen Newsroom. Dabei vernetzen wir uns auf allen Ebenen immer mehr. Heute kommuniziert jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter für das Unternehmen – egal ob sie oder er in der Presseabteilung, im Marketing oder im Personalwesen arbeitet, den Kundenstamm betreut oder einfach abends auf Linked von einem gelungenen Messeauftritt berichtet. Und deshalb ist es auch völlig illusorisch zu denken, der Newsflow lässt sich zentral steuern.
Viel sinnvoller ist es, dieses neue Kommunikationsnetzwerk zu akzeptieren und zu nutzen. Zugleich muss man dann jedoch innerhalb des Unternehmens einen klaren Kommunikationsrahmen in Form eines Verhaltenskodex sowie einer klaren Wertvorstellung geben. Außerdem müssen alle Kommunikations- und Medienkompetenz besitzen – egal ob Hilfs-, Fach oder Führungskraft. Und hier kommen wir dann doch wieder zum Thema Schulung.
Gerhild: Genau diese Offenheit müssten die Kommunikationsfachleute in Unternehmen eigentlich vorleben. Das ist aber leider oft nicht so. Im Gegenteil. Hier ergibt sich sogar oft ein klassisches Coachingfeld: Weil plötzlich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen zur Kommunikation beitragen, fühlt sich die Kommunikationsabteilung manchmal in ihrer Fachlichkeit angegriffen. Dann ist es ganz entscheidend, die unterschiedlichen Einflüsse, die Erfahrungen der verschiedenen Abteilungen und die jeweiligen Fachkenntnisse zu bündeln und gegenseitig zu vermitteln. Solche Prozesse moderiere ich dann zum Beispiel.

All solche Veränderungen müssen von oben gewollt sein. Wie bekommt man die Geschäftsführung und Führungskräfte dazu?
Katja: Das ist oft ein großes Problem. Die Geschäftsführung sagt zwar, wir machen das und ich will das auch wirklich. Aber praktisch müssen sie sich dafür von bislang gelernten Mustern trennen. Das ist nicht leicht.
Gerhild: Es ist ganz wichtig, dass der Wandel von oben vorgelebt wird. Von hier muss der Wertewandel gestartet und die Mitarbeitenden auf neue Visionen eingestimmt werden. Wenn es hakt, höre ich erst einmal gut zu und stelle allen Beteiligten Fragen. Was ich erfahre, bereite ich in Hypothesen auf, die ich dann wieder den Beteiligten spiegele und nach deren Rückmeldung gegebenenfalls wieder anpasse. Auf der Basis lassen sich dann gemeinsam erste Maßnahmen auf dem Weg zur Problemlösung erarbeiten.
Katja: Weg ist ein gutes Stichwort. Auf dem Weg zu einem gemeinsames Ziel muss es heutzutage mehr Zwischenschritte geben, nach denen man immer einmal wieder innehält und überlegt: War das jetzt der richtige Schritt oder müssen wir nochmal nachjustieren.
Gerhild: Es gibt einfach keine Projektplanung mehr, die von jetzt bis in zwei Jahren irgendwie durchhält. Auf keinen Fall. Unterwegs ändert sich die Stimmung in der Belegschaft. Unterwegs ändert sich das Marktgeschehen. Irgendein Auftrag bricht weg. Eine neue Anforderung kommt. Du musst immer wieder noch mal neu prüfen.

Und wie kommuniziert man diesen Prozess wiederum gegenüber seinen Angestellten?
Katja: Bislang gilt vielfach die Regel, dass man Zwischenergebnisse nicht rausgibt. Auch das muss sich ändern. Man kann die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter viel stärker mit einbinden, wenn man ihnen offen mitteilt, an welcher Stelle man sich gerade im Prozess befindet. Und es ist sogar für die Unternehmensleitung völlig legitim zu sagen, dass man momentan noch nicht genau DIE Lösung parat hat, aber sich sicher sei, dass man gemeinsam eine Lösung findet, ggf. mit externer Beratung. Hier geht es um Authentizität.

Aber kann es nicht auch zu Verunsicherung führen, wenn der allwissende Chef plötzlich nicht mehr allwissend ist und das auch zugibt? Wie kann man dem entgegenwirken?
Gerhild: Indem ganz klar in jedem Team und jedem Arbeitsbereich definiert wird, welche Mitarbeitenden welche Aufgaben und welche Verantwortung haben, und es gleichzeitig eine Führung gibt. Führung jedoch eben nicht mehr im Sinne von „ich weiß alles und besser als du“, sondern eine Führung in koordinierender Funktion. Ich nenne das „Adlerblick“. Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin muss unabhängig von der eigenen Verantwortlichkeit wissen können, dass er oder sie die Teamleitung um Unterstützung und Feedback bitten kann. Die Teamleitung wiederum ist dafür verantwortlich, die Rahmenbedingungen zur Lösungsfindung zu organisieren.

ZWEITER TEIL…

Kommunikationskompetenzen war ein Schlüsselwort. Welche sind in modernen Organisationen gefragt?
Katja: Da ist zunächst die Dialogfähigkeit. Also die Fähigkeit, zuzuhören sowie andere Gedanken aufnehmen und sie weiterentwickeln zu können. Außerdem braucht man Vermittlungskompetenz. Man muss den Transfer leisten können, anderen Menschen, die nicht Teil des eigenen Systems sind, seine Botschaften zu vermitteln. Als drittes haben wir die Authentizität, die in unseren unsicheren Zeiten immer wertvoller wird. Und schließlich die Vernetzungskompetenz. Die wiederum setzt voraus, dass man kooperationsfähig ist, sich selbst kritisieren und anderen ein konstruktives Feedback geben kann.

Du hast zusammen mit Gerhild einen Quick Check entwickelt, mit dem alle ihre Kommunikationsfähigkeit testen können.
Katja: Genau, er befindet sich auf meiner Webseite. Der Test basiert genau auf diesen vier Kompetenzen.

Was kann man über diesen Check lernen?
Katja: Die gestellten Fragen geben Alltagsituationen wieder, sodass man sein eigenes Kommunikationsverhalten gut auf den Prüfstand stellen kann. Zugleich finden die Anwenderin und der Anwender heraus, ob ihre bzw. seine Art zu kommunizieren auf der Höhe der Zeit ist und den Anforderungen einer modernen, vernetzten Organisation entspricht. Man erkennt über den Test, wo man noch an sich arbeiten kann – auch um das Team oder das Unternehmen gut zu führen

An wen richtet sich dieser Check?
Katja: Zunächst an alle, die wollen, dass ihr Unternehmen auch weiterhin erfolgreich ist, zum Beispiel Unternehmensleitung/Managementboard oder Führungskräfte
Gerhild: Natürlich gibt er aber Mitarbeitenden, die in einem Netzwerk arbeiten, wertvolle Hinweise.

Zum Abschluss ein Blick in die Zukunft: Wie wird sich Kommunikation innerhalb eines Unternehmens euer Ansicht nach weiter entwickeln?
Katja: Auf jeden Fall wird die Kommunikation einer Organisation noch dezentraler aufgestellt sein und in den Prozessen vielmehr Stakeholder von innen und außen einbinden. Ich denke da immer an komplexe Ökosysteme wie den Wald mit seinem fein verästelten Netzwerk unter der Erde, das auf Impulse von außen sehr schnell reagieren muss und kann.
Wir werden Wege finden, mit dieser neuen Komplexität umzugehen. Zum einen, indem wir den beteiligten Menschen dazu befähigen gut und klar zu kommunizieren und medienkompetent zu sein. Zum anderen aber auch, indem wir den Menschen in einer Organisation deutlich mehr Handlungsspielraum geben. Auch Technologie wie die künstliche Intelligenz wird uns helfen, künftig besser mit Komplexität umzugehen.

Gerhild: Unternehmen werden immer stärker von kollaborativen Arbeitsweisen, die Komplexität und Schnelligkeit Stand halten können, geprägt sein. Sie müssen kompatibel sein mit den Anforderungen der digitalen Zeit. Das gilt umso mehr für die Anforderungen an Kommunikation – nach innen, im Unternehmensnetzwerk selbst, und natürlich auch in die Netzwerke nach außen.
Es wird vor allem auch darum gehen, dass und wie Menschen auch in digitalen Zeiten im Mittelpunkt stehen. Und dafür brauchen wir gute Kommunikation.

Katja Korehnke: Die studierte Betriebswirtin ist Gründerin und Geschäftsführerin der Korehnke Kommunikation GmbH. Sie arbeitet seit über 25 Jahren in der Unternehmenskommunikation.

Gerhild Vollherbst: Die Beraterin für systemische Organisationsentwicklung (DGSF) baut auf ihrer Erfahrung als Führungskraft und Projektmanagerin auf. Sie ist Companion bei der New Work-Initiative „Les Enfants Terribles“

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